Σύμφωνα με το υπουργείο Εργασίας, η ενοποίηση των μητρώων των εντασσόμενων στον ΕΦΚΑ φορέων είναι ένα έργο που θα διευκολύνει άμεσα την εξυπηρέτηση των ασφαλισμένων και θα οδηγήσει στην απεμπλοκή τους από τη γραφειοκρατία. Παράλληλα, η μείωση της γραφειοκρατίας θα διευκολύνει και το έργο των υπαλλήλων.

Για να ολοκληρωθεί η ενοποίηση των επιμέρους μητρώων σε ένα ενιαίο μητρώο, είναι αναγκαία η επεξεργασία τους από την ΗΔΙΚΑ ΑΕ για ένα σύντομο χρονικό διάστημα, κατά το οποίο οι αρμόδιες υπηρεσίες του ΕΦΚΑ δεν θα μπορούν να επικαιροποιούν τα στοιχεία τους ηλεκτρονικά. Η διαδικασία της ενοποίησης των μητρώων από την ΗΔΙΚΑ ΑΕ θα ολοκληρωθεί στις 16/01/2017.

Όπως επισημαίνεται σε σχετική εγκύκλιο του υπουργείου Εργασίας, κατά το μεταβατικό διάστημα της ενοποίησης των μητρώων και με στόχο την ομαλή λειτουργία του ΕΦΚΑ και την αποτελεσματική εξυπηρέτηση των ασφαλισμένων, ισχύουν τα ακόλουθα:

«Κατά το μεταβατικό αυτό διάστημα, η αναζήτηση πληροφοριών θα γίνεται στα υφιστάμενα κατά την 31.12.2016 συστήματα μητρώων, τα δεδομένα των οποίων θα είναι ενημερωμένα, μέχρι την ημερομηνία αυτή. Μέχρι την ολοκλήρωση της ενοποίησης και την έναρξη λειτουργίας του ενιαίου μητρώου, για τις ανάγκες των συναλλαγών με τους ασφαλισμένους, το κοινό θα εξυπηρετείται με βάση τα δεδομένα στα οποία υπήρχε ήδη πρόσβαση κατά την 30η Δεκεμβρίου 2016.

Κατά το ίδιο παραπάνω χρονικό διάστημα (01.01.2017–15.01.2017), δεν μπορεί να γίνει καμία μεταβολή στα ηλεκτρονικά συστήματα μητρώου.

Οι νέες εγγραφές ασφαλισμένων (απογραφές) και τυχόν μεταβολές στο μητρώο των ήδη εγγεγραμμένων θα γίνονται "εκτός ηλεκτρονικού συστήματος", με χειρόγραφη διαδικασία, ως εξής:

1. Θα γίνεται έλεγχος των απαιτούμενων κατά τις κείμενες διατάξεις δικαιολογητικών.

2. Εφόσον πληρούνται οι απαιτούμενες προϋποθέσεις, θα εκδίδονται οι βεβαιώσεις που ζητούνται.

3. Σε περίπτωση απογραφής, θα γίνεται συμπλήρωση του υφιστάμενου απογραφικού δελτίου.

4. Ειδικά, για τις μεταβολές στοιχείων θα παραλαμβάνονται τα αιτήματα και, εφόσον πληρούνται οι προϋποθέσεις, θα χορηγούνται οι σχετικές βεβαιώσεις.

5. Μετά τις 16/01/2017, οι αλλαγές που έχουν γίνει χειρόγραφα, θα πρέπει να καταχωρηθούν ηλεκτρονικά στο ενιαίο μητρώο ασφαλισμένων του ΕΦΚΑ. Ως ημερομηνία καταχώρησης των κατά το μεταβατικό διάστημα στοιχείων θα θεωρείται η ημερομηνία της χειρόγραφης καταχώρησης.

Επιπλέον, κατά το διάστημα ενοποίησης του μητρώου, δεν θα είναι δυνατόν να λειτουργήσουν οι νέες κεντρικοποιημένες εφαρμογές του ΕΦΚΑ, όπως, ενδεικτικά, η ηλεκτρονική αίτηση συνταξιοδότησης, κλπ.

Οι αιτήσεις θα γίνονται χειρόγραφα και θα καταχωρηθούν ηλεκτρονικά από 16.01.2017, κατά την ανωτέρω περιγραφόμενη διαδικασία».